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Astuces : Gestion de projet dans votre entreprise

19/1/2017 | Par Helen Baginska

L’un des éléments clés pour réussir un projet consiste à dresser un plan détaillé. Chaque année, de plus en plus d’entreprises investissent dans la gestion de projet, car elles sont conscientes de l’importance qu’elle revêt dans le monde des affaires. La gestion de projet répond à nombre de questions étant donné qu’elle peut transformer pratiquement tout projet chaotique en un projet organisé, structuré et évolutif. La gestion de projet augmente l’efficacité et permet à votre entreprise d’accomplir davantage avec moins de ressources. Elle vous permet de travailler de façon plus intelligente plutôt que de façon plus intense. Examinons de plus près certains conseils utiles et regardons comment votre entreprise peut tirer profit de la gestion de projet.

La gestion de projet se définit comme la discipline qui consiste à planifier et à organiser les ressources d’une entreprise dans le but d’exécuter un projet donné, et ce, du début à la fin. 

Chaque projet s’échelonne sur 4 étapes : la planification, l’implantation, l’évaluation et la clôture. L’étape d’évaluation peut se répéter à quelques reprises, vu que vous aurez à réévaluer l’efficience et à travailler sur l’amélioration du processus. Le processus du projet n’est presque jamais statique étant donné que vous progressez et le rendez plus efficient au fil de chaque nouvelle répétition.

Schématisation d’un projet   

Amorcez l’étape de planification en vous assurant de bien saisir le cœur du problème que vous tentez de résoudre en menant le projet à terme. Vous devriez être en mesure d’expliquer comment chaque étape concourt à l’identification de la solution. Définissez des objectifs, les effectifs et les ressources impliquées dans le projet. Évaluez le temps et les ressources financières à votre disposition que vous êtes prêt à investir pour mener à terme un projet donné. Établissez le déroulement des activités par une progression d’étapes pour chacun des processus. Créez un calendrier des activités et établissez des dates d’échéance. Ne vous en faites pas si votre calendrier des activités manque de précision, vu qu’il va changer à quelques reprises une fois que vous implanterez le processus et le mettrez à l’essai.

Distribuez les tâches et communiquez

Après avoir dressé les grandes lignes de l’ordre et de la structure de chaque processus, commencez à distribuer les tâches à des personnes attitrées de votre entreprise. Assurez-vous que vos participants comprennent quelles tâches leur sont attribuées et les dates d’échéance qu’ils doivent respecter pour que votre plan fonctionne. Transmettez clairement votre plan à chaque personne impliquée directement ou indirectement dans le projet pour garantir une compréhension globale du but ultime et une transition sans heurt de chaque tâche d’un acteur à un autre.

Implantez, évaluez et clôturez

Maintenant que vous avez terminé la phase de planification et que tout est en place, il est temps d’implanter le projet. Le facteur temps est crucial alors ne vous en faites pas si tout n’est pas parfait. Le plus vite vous commencerez, le plus vite vous serez en mesure d’identifier ce qui doit être corrigé. Portez très attention à chaque étape du processus et n’oubliez pas que c’est tant mieux si vous trouvez des erreurs. Ce n’est pas grave si vous avez omis certaines choses ou que vous avez fait une erreur, cela fait partie intégrante du processus d’amélioration. Une fois que vous mettez le processus à exécution du début à la fin, allez de l’avant et évaluez vos premiers résultats. Dressez une liste de ce qui aurait pu être mieux exécuté.  Vérifiez ce qui n’a pas fonctionné et cherchez à comprendre pourquoi. Rajustez le tir et testez à nouveau. Répétez si nécessaire jusqu’à ce que vous obteniez le résultat optimal.

La technologie n’attend qu’à vous faire briller

Même si vous n’avez pas de budget pour un logiciel sophistiqué de gestion de projets, il existe une foule d’outils à votre disposition. Certaines ressources sont gratuites et peuvent vous aider à faire le suivi des dates d’échéance, à schématiser le déroulement des activités, à distribuer les tâches, à fragmenter d’importantes charges de travail en plus petites tâches, à garder votre groupe de projet en contact, à conserver et à partager des documents relatifs au projet, etc. Faites vos propres recherches en ligne, vous découvrirez beaucoup d’outils utiles (et gratuits) en matière de gestion de projets comme Trello et Asana!

Même les outils de bureau les plus simples comme Excel, Google Docs et Skype peuvent vous aider à faire de votre projet un succès. Allez-y, nous vous suggérons d’essayer la gestion de projets! Votre façon d’aborder chaque nouveau défi changera et vous aborderez d’une meilleure façon les tâches complexes.

 

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